Chocoladeproducent Barry Callebaut kondigde op maandag 26 februari aan ruim 500 medewerkers in zijn Belgische vestigingen te willen ontslaan. Conform de Wet Renault was deze intentieverklaring de eerste fase in het proces. Voor de werknemers het begin van een periode van onduidelijkheid, want het bedrijf moet formele stappen doorlopen. Dat maakt dat de bedrijfsleiding door een delicate periode moet qua communicatie: wat mogen ze wanneer tegen wie zeggen, en hoe bereid ik me voor op een moeilijke sociale dialoog met alle risico’s vandien op lekken, kritische verhalen van de bonden, stakeholders die zich roeren en operationele problemen.
Lange periode van onduidelijkheid
In die context is het voor een bedrijf enorm frustrerend: de Wet Renault verplicht een informatie- en consultatiefase waarin werknemers en vakbonden de kans krijgen om vragen te stellen en voorstellen (om bv. een grote ontslagronde te vermijden) te formuleren. In die periode moet je als onderneming erover waken om steeds in voorwaardelijke wijze te communiceren: het is nog steeds een ‘intentie tot’. Bovendien heeft de wetgever geen begrenzing in tijd voorzien.
Na die informatie- en consultatiefase volgt de zgn. sperperiode. Meestal zijn dat 30 dagen, maximaal is dat 2 jaar. Ook in die fase kan de onderneming enkel over intenties spreken en moet ze in algemene termen over de impact van de beoogde herstructurering communiceren. Voor werknemers een lange periode van onduidelijkheid. Zij willen weten wat hun lot is, maar daarop krijgen ze geen antwoord. En dat kan natuurlijk voor heel wat spanningen zorgen.
Dit alles maakt dat crisiscommunicatie tijdens deze hele periode bijzonder fragiel is.
Evenwichten zoeken
Empathie (begrip voor wat je medewerkers overkomt) en vertrouwen (‘we zijn er zeker van dat ze alles hebben geprobeerd om dit scenario te vermijden’) versus economie (‘we hebben geen andere keuze omdat…’). Iedereen zal dat economische verhaal begrijpen, maar wanneer dat met onvoldoende empathie wordt gebracht, krijg je de stempel ‘kil en hard’. Maar overdreven emotioneel communiceren, of de foute klemtonen leggen zal je ongeloofwaardig doen overkomen. Zoek een juiste tone of voice.
Woord tegen woord. Jouw verhaal over de noodzaak om in te grijpen, aantoonbaar met cijfers. De vakbonden die gegarandeerd zullen uitpakken dat ze de bedrijfsleiding ‘hiervoor al langer hadden gewaarschuwd’, of hen beschuldigen van ‘jarenlang een rad voor ogen te draaien’, ‘de problemen te minimaliseren’, of ‘de mens telt niet meer, alleen het geld’. Wil je trouwens en publique de discussie voeren? Is het raadzaam om mee te gaan in een ja-neen-verhaal met vakbonden? Afwezigheid uit het debat versus (teveel) meegaan in de polarisatie? Denk hoe dan ook goed na, geval per geval, over de mogelijke impact op je reputatie.
De vakbonden hebben een groter speelveld dan de bedrijfsleiding. Zij kunnen vrijuit spreken over de plannen die ze tijdens sociaal overleg voorgesteld krijgen, en het is moeilijk – soms uitgesloten – om daar vanuit het bedrijf formeel op te reageren. Stel je daarom altijd eerlijk de vraag: wie zit hier tegenover mij, kan ik hem of haar 200% vertrouwen of is er een risico dat alles wat ik hier zeg, straks uitlekt? En vergis je niet: in tijden van herstructurering kan de sympathiekste vakbondsafgevaardigde plots een veranderen in een wolf in schapenvacht. Al kan een goede relatie met je vakbonden, in een klimaat van dialoog en vertrouwen, vanzelfsprekend ook een troef zijn.
Wat je aan de buitenwereld vertelt, moet je ook altijd eerst intern vertellen: medewerkers moeten nieuws eerst van jou krijgen en niet van een of andere nieuwswebsite. De Wet Renault neemt dat idee alvast mee en schrijft duidelijk voor dat de intentie tot reorganisatie van de onderneming eerst aan de medewerkers meegedeeld moet worden. Vaak is er dan op hetzelfde moment een bijzondere ondernemingsraad. Zorg er sowieso wel voor dat het nieuws door het management wordt aangekondigd voor de vakbonden hun communicatie opstarten – een kwestie van grondige voorbereiding en planning.
