Wist je dat bijna een derde van de nieuwe medewerkers er in het eerste jaar al mee stopt? Het vervangen van medewerkers kan een organisatie bovendien tot 30% van het jaarsalaris van de vertrekkende medewerker kosten. Met een uitgekiend onboardingbeleid kan je het tij keren.
Door je onboarding op punt te stellen zorg je niet alleen voor een aangename, kwalitatieve en consistente kandidaat- en medewerkerservaring maar voorkom je ook vroegtijdig verloop én werk je vanaf dag één aan ambassadeurschap. Gevolg: een immense kostenbesparing en voorsprong op de concurrentie.
Dat kan tellen als motivatie, toch? Bovendien is een doordacht onboardingtraject opzetten niet zo moeilijk. Het consequent toepassen, da's de boodschap.
Fase 1: Preboarding
Je wil je toekomstige medewerkers al zo vroeg mogelijk enthousiast maken voor die eerste werkdag. Toon dat je begaan bent en informeer over praktische dingen voor de eerste dag. Denk aan parking, naamkaartjes, badges ... Bezorg een uitnodiging voor het teametentje of een teambuilding die eraan komt.
Voor Sint-Trudo maakten we een heuse werkgeluksbijbel met leuke ervaringen en testimonials van de huidige medewerkers. Zo maken ze hun toekomstige medewerkers en hun omgeving helemaal warm voor de nieuwe uitdaging.
Fase 2: Oriëntatie
In de oriëntatiefase draait het om praktische integratie en emotionele connectie.
Een aantal practicals kan je vooraf bezorgen, andere praticals maken je nieuwe medewerker de eerste dag vlot wegwijs. Hoe zit het met wifi, printers, verlofaanvragen of opzegprocedures bijvoorbeeld? Daarnaast is het leuk om al een planning van de eerste dagen of weken te mee te geven.
Het HR-team van Organon klopte bij ons aan voor de vernieuwing van hun onthaalbrochure. Ze waren er zich van bewust dat het persoonlijke aspect van onboarding erg belangrijk is, en tegelijkertijd zorgt structuur ook voor uniformiteit en duidelijkheid in verwachtingen. We ontworpen de onthaalbrochure volledig in de huisstijl van Organon en gaven de inhoud vorm.
Hou het echter niet enkel bij practicals maar ga ook voor emotionele connectie.
Tijdens die eerste dag mag je je nieuwe medewerker gerust een warm welkom geven. Een uitgebreide rondleiding, lunchen met het team, informatie rond veiligheid …
Bij RCA werken we bijvoorbeeld niet met vaste plaatsen. Thuis of bij klanten werken is ook schering en inslag. Daarom is een gezamenlijk Fika-moment in een van de eerste dagen een leuke manier om het hele team face-to-face te ontmoeten.
Daarnaast is het cruciaal om in die eerste periode cultuur, missie en visie door te geven. Communiceer hierover op dezelfde manier als bij de praktische afspraken. Een onthaalbrochure of filmpje kan hiervoor een handige tool zijn. Zo ben je er zeker van dat iedereen die in dienst komt dezelfde informatie krijgt.
Los daarvan is het immens belangrijk om te connecteren met je nieuwe medewerker. En dat kan je uiteraard enkel door een persoonlijke aanpak. Check geregeld in bij je nieuwe medewerker. De eerste dagen zijn cruciaal om je medewerker een goed gevoel te geven over je organisatie.
Fase 3: inwerken
Je kan je nieuwe medewerker nog zo leuk en hartelijk ontvangen als je wil, uiteindelijk gaat het erom dat hij zich goed voelt in zijn job en het team. Daarom is deze fase de belangrijkste van allemaal: het inwerken in de job.
Een goede begeleiding, een workbuddy, evaluatiegesprekken, informele contactmomenten, een aantrekkelijk opleidingsplan ... Neem voldoende initiatieven om je medewerker goed te ondersteunen zodat hij snel en goed zijn weg vindt in z'n job. Doe je dat niet, dan loopt je de kans dat hij met zijn vragen of bezorgdheden blijft zitten ... en de organisatie verlaat.
Fase 4: Loopbaan
In deze fase is de medewerker ingewerkt in zijn job en heeft hij zijn weg gevonden in de organisatie. Nu wil je hem aan boord én geëngageerd houden. Idealiter wordt hij zelfs een ambassadeur van je organisatie.
Leg daarom je medewerkers geregeld in de watten en vind de match tussen de organisatiedoelstellingen en de professionele doelen van je medewerker.
Samengevat
Door je medewerkerservaring van sollicitatie tot na het eerste jaar uit te stippelen zorg je voor een betere beleving, lager verloop en gelukkige medewerkers.
