W.Wouter Buntinx

Zelfwinkelende frigo’s, stuurloze auto’s, virtuele vrienden of een hartspecialist om je pols. Technologie is alomtegenwoordig als dé accelerator en facilitator in onze samenleving. Medewerkers verwachten dezelfde snelheid en inventiviteit van je bedrijfscommunicatie als van hun favoriete apps.

Dé vraag is dus: hoe is het gesteld met jouw interne communicatie? Kan je mee of loop je achter? Een intranet is in deze context vaak een stiefmoederlijke bedrijfsapplicatie of bedrijfsserver waar de gebruiker in verdwaalt. Nochtans kan je intranetvermoeidheid zeker tegengaan... Benut de technologie van vandaag en maak er een krachtige digitale uitvalsbasis van die je interne communicatie echt tot leven wekt.

Anything is everything.

Vroeger had elke applicatie zijn eigen database en contentlaag. Vandaag is data shareability troef. Applicaties wisselen gegevens uit en praten met elkaar. Giet hier nog een AI-sausje over en de mogelijkheden zijn eindeloos. Drempels verlagen of vallen zelfs helemaal weg.

Hoe je dit concreet toepast op interne communicatie en een intranet? Verzamel data uit verschillende bedrijfsapplicaties en afdelingen om van daaruit nieuwe functionaliteiten en tools op maat te ontwikkelen. Koppel de documenten van je bibliotheek bijvoorbeeld aan je user database en bouw een geprofileerde bib met persoonlijke favorieten uit. Voorzie een ‘who’s who’ op basis van je HR-gegevens en faciliteer verlof-, ziekte- en documentaanvragen. Combineer de gegevens van je recruitmentsoftware met de profielgegevens van je users en push interessante interne vacatures… Kortom, benut de kracht van de combinatie.

Anywhere and anytime.

Net zoals data worden toepassingen fluïde. De ene applicatie gaat naadloos over in de andere. Denk maar aan Waze op je dashboard, je agenda op je desktop én in je vestzak, … Toepassingen worden ook steeds meer ‘device independent’. Kiezen tussen een app of website, een e-newsletter of gedrukt magazine is niet meer nodig. We combineren en verspreiden interne communicatie op het ritme van de gebruiker én omnichannel. Een 24-jarige millennial bereik je via de newsfeed van je app, een 58-jarige bediende via je wekelijkse newsletter en een productiemedewerker via je magazine of een goed opgestelde touchscreen in de kantine.

Technische challenges galore.

Eén ding is duidelijk: een performant intranet kan niet zonder nieuwe technologie(ën), dus sta je voor een technische uitdaging. Hoe pak je die aan? En maak je juiste keuzes? Om zonder kleerscheuren de eindmeet te halen? We helpen je op weg…

Teken een roadmap uit.

First things first. Je hebt een plan nodig om op je eindbestemming te geraken. Een technische roadmap die afgestemd is op je interne communicatiedoelstellingen. Eentje die vlot aanpasbaar is aan de eventuele opstoppingen die je onderweg kan tegenkomen (of hoe Waze en Scrum broertjes zijn). Hiervoor start je best met de technische en functionele architectuur, vervolgens diep je die uit met content inventory & analyse en tot slot giet je die in een plan van aanpak met een projectplanning. Let’s do this.

Technische en functionele architectuur

Welke toepassing genereert welke data? En met welke technologieën en mogelijkheden? Breng dat eerst in kaart. Zo krijg je een overzicht en worden relaties en afhankelijkheden meteen zichtbaar. Houd niet alleen rekening met functionaliteiten en applicaties, maar neem ook hosting, toegang en security op in je architectuur.

Content & data inventory

De vraag die zich vervolgens stelt: welke data en content wil je overbrengen naar de gebruiker en hoe precies? Maak een inventaris op en check hoe ze interageren… Je vacatures komen bijvoorbeeld binnen via de recruitertoepassing en worden getoond in de app en de newsletter. De agenda van de vergaderzalen wordt binnengehaald op intranet. En reservaties? Die worden in realtime doorgestuurd naar je Outlook-agenda. Al deze informatie verrijkt je technische architectuur. Zo krijg je een goed overzicht van data, applicaties en toegankelijkheid.

Analyse & feasibility

Het plan ligt er, maar je bent er nog niet. Een onderzoek naar haalbaarheid en een duidelijk plan van aanpak is de volgende stap. Vaak kan je vertrekken vanuit bestaande documentatie en standaard-API’s, soms is er ook maatwerk nodig om helemaal aan de eisen te voldoen. Vermijd onaangename verrassingen tijdens het project en voorzie van bij de start een goede analyse én een wishlist van alle betrokken partijen. Wijs hiervoor een dedicated contactpersoon aan en richt een aparte werkgroep op met diverse stakeholders. Dat leidt meteen tot gedeeld ownership over het project.

Voeg de doorgevoerde analyses samen en analyseer de haalbaarheid van de voorgestelde oplossingen. Daarna kan je een outline voor het project uitschrijven met een ‘minimal viable product’ als vertrekpunt: wat zijn de minimale vereisten om tot een goede eerste oplossing te komen? Welke features zijn kritiek en moeten eerst aangepakt worden? Welke zijn bijkomstig en/of onzeker? En welke toepassing kan wanneer welke oplossing bieden? Voorzie milestones en vergeet hierbij de inhoud niet. Content is én blijft immers de drijvende kracht achter elke internecommunicatietool. Stel een team samen, voorzie je planning en budget en je bent vertrokken.

The proof of the pudding is in… making the next best pudding.

Hoe goed je technische plan en uitvoering ook mogen zijn: de gebruiker heeft het eerste en het laatste woord. Dus ook in deze slotparagraaf. Op basis van je doelstellingen en strategie heb je KPI’s en targets bepaald voor je interne communicatie. En via continue monitoring kan je de prestaties van je applicaties op korte termijn bijsturen. Voorzie tegelijk regelmatig een diepteanalyse: zijn de noden of doelstellingen veranderd? Is er nieuwe technologie beschikbaar? Worden de tools gebruikt zoals voorzien? Met de huidige snelheid van verandering begin je best al vanaf de eerste launch aan je v2. Zo blijft je toepassing op elk moment relevant en performant voor de gebruiker én bereik jij het doel dat je voor ogen had.

Wouter Buntinx
account director

Show some love, share this article