J.Jente Joris

“Dag Jente, heb jij een mening over e-mail en mogelijke alternatieven? En wil je daarover iets vertellen in de studio?”, zo vroeg een redactiemedewerker van Radio 1 me onlangs. Natuurlijk. Ik heb dan ook een ideaal radiogezicht. Reden genoeg dus om even naar de Reyerslaan te trekken voor een uitzending van Bij Debecker (Hier te herbeluisteren).

First things first. Dit is geen anti-e-mailbetoog. Toch geloof ik dat enkel telefoon, e-mail en de koffieautomaat niet meer volstaan om efficiënt te werken. Communicatiestromen worden groter en complexer, mailboxen puilen uit. Om structuur en duidelijkheid te brengen, kunnen Slack, Facebook Workplace en consoorten zeker helpen.

1970 tot 2019

In de jaren 70 dook e-mail in zijn huidige vorm op. Eerst binnen lokale netwerken, daarna als middel om extern te communiceren. Sinds toen is er véél veranderd: de technologie die we gebruiken, de manier waarop we communiceren én onze werkmethode. E-mail is een stukje meegeëvolueerd tot het punt waarop ons e-mailadres vaak onze digitale identiteitskaart is, al zou ik liefst itsme® voor alle logins zien. Bye-bye anonimiteit. Sorry voor deze kleine zijsprong.

Vandaag is er zoveel meer dan e-mail alleen. Digitale tools en platformen hebben we allang met open armen verwelkomd. Naast grote spelers (zoals Microsoft, Google, …) duiken er ook steeds meer niche problemsolvers op. WeTransfer en Doodle zijn simpele tools die mainstream geworden zijn omdat ze tegemoetkwamen aan een specifieke nood, iets waar de giganten niet in slaagden. Of wat denk je van Zapier, een tool die ervoor zorgt dat al je webapps met elkaar praten?

Verder zijn we gewend aan extra services naast de ‘essentials’. De Digimeter toont vandaag nog aan dat we Netflix combineren met televisie. Of we parkeren de wagen buiten het stadscentrum en nemen de e-step voor de last mile. Waarom zou dat voor onze communicatietools anders zijn?

Op vlak van communicatie is vooral de frequentie en snelheid ontzettend gestegen. De combinatie van eindeloos CC’en, delayed chatten en een overbodige hoeveelheid e-mails doet onze mailbox uitpuilen en dat is niet langer werkbaar. We zijn ook chatstijlcommunicatie gewoon: snel en met instant gratificatie. De twee onbeantwoorde blauwe vinkjes van WhatsApp staren als een constant teken van afwijzing naar ons. Die snelheid hoeft niet problematisch te zijn, maar we moeten wel anders werken. Even snel heen en weer mailen werkt niet langer.

Daar komt nog een andere manier van werken bovenop. Mobieler en decentraler. Zelfs bij een gigant als de Vlaamse Overheid - die meestal niet echt uitblinkt in spitstechnologie - is telewerken vanzelfsprekend geworden. Op dat moment kan je organisatie of werkgever twee richtingen uit. Ofwel laat je organisch initiatieven en nieuwe manieren van samenwerken ontstaan. Ofwel neem je het heft in eigen handen en zoek je naar processen die breed werkbaar zijn. Wij verkiezen het tweede.

Over pilootprojecten en draagvlak.

Als we spreken over interne communicatie heb je drie klassieke informatieniveaus: bedrijf, proces en cultuur. Die informatie wil je zo efficiënt en juist mogelijk verspreiden onder medewerkers en collega’s. Daarbij spelen verschillende factoren een rol: de urgentie en het belang van de boodschap, de context waarin elke medewerker werkt, het al dan niet beschikken over toegang tot communicatieplatformen en de communicatiemiddelen waarbij de medewerker zich comfortabel voelt. Een workshop of gesprek met mensen die met twee voeten in het bedrijf staan, legt vaak snel relevante pijnpunten en opportuniteiten bloot of kan simpelweg helpen om de huidige platformen aan te scherpen.

Los daarvan kan een individu of groep medewerkers op een bepaald moment een nood ervaren. De reflex is dan om oplossingen en alternatieven te zoeken. Om het béter te doen vanuit de beste bedoelingen. Zulke initiatieven fnuiken kan nefast zijn voor het draagvlak en de werksfeer. Probeer ze dus te stroomlijnen en ook vanuit het management te ondersteunen. Zo kan je het proces volgen, maar ook onder controle houden. Je legt de verantwoordelijkheid bij je eigen mensen en kan vanuit het draagvlak testen en optimaliseren.

Van processen naar tools en vooral mensen.

Je tools moeten zich aanpassen aan de logische flow en niet omgekeerd. De mogelijkheden zijn vandaag eindeloos, maar zoek het niet altijd te ver. Bij RCA gebruiken we Slack actief, maar soms is het scherm aan het onthaal, de koffiehoek of zelfs de binnenkant van een toiletdeur net zo efficiënt.

Last but not least: wees je ervan bewust dat elke tool door mensen gebruikt wordt. Dat wil zeggen dat ze er juist, fout of helemaal niet mee aan de slag kunnen gaan. Een tool vlakt persoonlijke werkpunten ook niet uit. Als een van je medewerkers constant afgeleid is door pop-ups en notifications in zijn mailbox, maakt een chattool dat heus niet beter.

Voor digitale tools bestaat er ook zoiets als een leercurve. Voorzie dus tijd voor opleiding en onboarding, want het is essentieel dat je medewerkers de meerwaarde van de tool inzien. Voor het bedrijf en voor zichzelf. Elk platform heeft een specifieke functie en waarde. Zodra medewerkers beseffen hoe de nieuwe manier van werken hun leven vergemakkelijkt of het bedrijf ten goede komt, gaan ze er meer voor openstaan. Het belangrijkste is dat het nieuwe proces of de nieuwe tools iets extra teweegbrengen zoals meer efficiëntie, nieuwe mogelijkheden of het bereik van een ander publiek. Een platform naast een platform om gewoon hetzelfde te vertellen aan dezelfde personen is compleet nutteloos.

Is e-mail dus dood? Nee. Behandel het medium goed en geef het een verdiende plaats in het ecosysteem van relevante communicatietools.

Show some love, share this article