Privacyverklaring

Als één van de hoofdrolspelers (ahum) in de wondere wereld van marketing en communicatie hebben we bij RCA Group NV een voorbeeldfunctie als het op privacy en bescherming van persoonlijke gegevens aankomt. We hechten er dan ook véél belang aan je afdoende te informeren hieronder zodat je perfect weet waar, door wie, waarom en hoe je gegevens gebruikt en beschermd worden. Heb je na het lezen toch nog vragen? Aarzel niet om ons te contacteren. Of spring gewoon binnen, we hebben zá-li-ge koffie.

Opgelet, door het gebruik van deze website ga je uitdrukkelijk akkoord met deze bijhorende privacy verklaring, inclusief de manier(en) waarop we jouw data capteren, verwerken en gebruiken. 

Onze plaats in het grotere geheel

Als marketing en communicatie onderneming verwerken we hoofdzakelijk (persoonlijke) gegevens in opdracht van onze klanten. In GDPR termen noemen ze dat een ‘Verwerker’. RCA Group NV is dus in het merendeel van de gevallen géén eigenaar van die persoonlijke data. Voor elk van die verwerkingen hebben we een ‘Verwerkingsovereenkomst’ opgemaakt tussen RCA Group NV en de opdrachtgever, en in voorkomend geval ook tussen RCA Group NV en haar onderaannemers. In zo’n overeenkomst staat opgelijst welke persoonlijke data partijen mogen verwerken (en welke niet), het doel van die verwerkingen, hoe lang de gegevens bijgehouden worden, en welke beveiligingsmaatregelen elke partij moet nemen.

Uiteraard zorgen we ervoor dat jouw gegevens niet zomaar kunnen gedeeld worden tussen onze opdrachtgevers, én zorgen we voor een veilige opslag in de cloud.

Je gegevens bij RCA zelf

Naast het werk dat we uitvoeren voor onze klanten kom je uiteraard op deze pagina terecht door onze website te doorzoeken. Misschien was je benieuwd naar onze privacy aanpak, of misschien wordt je gewoon wild van begrijpbare juridische teksten. Hoe dan ook – we schenken graag klare koffie.

Welke gegevens verwerken we?

RCA Group NV kan (onder andere) deze persoonlijke gegevens verwerken:

  • Identificatiegegevens

  • Financiële bijzonderheden

  • Persoonlijke kenmerken

  • Fysieke kenmerken

  • Leefgewoonten

  • Gezinssamenstelling

  • Vrijetijdsbesteding en interessen

  • Lidmaatschappen

  • Consumptiegewoonten

  • Woningkenmerken

  • Opleiding en vorming

  • Beroep en betrekking

  • Rijksregisternummer

  • Beeld- en geluidsopnamen

Daarnaast verzamelt RCA Group NV ook anonieme informatie over je gebruik van deze website. Welke secties je bezoekt, hoe lang en wanneer, welke browser of device type je daarvoor gebruikt, en mogelijks je IP adres of ISP (Internet Service Provider). RCA Group NV kan jou op basis van deze verschillende persoonlijke gegevens echter niet identificeren. Deze gegevens worden enkel gebruikt voor de optimalisatie en continue verbetering van deze website en onze diensten.

Hoe komen we aan die gegevens?

Afhankelijk van je relatie met RCA Group NV zal je andere categorieën van persoonlijke data aan ons bezorgen. Van klanten hebben we uiteraard de financiële bijzonderheden, van onze eigen medewerkers kennen we de uiteraard bv. de gezinssamenstelling en het rijksregisternummer, van jou als reguliere website bezoeker kennen we deze specifieke bijzonderheden uiteraard niet.

Eén ding staat vast – je hebt ons de gegevens die we over jou hebben zelf verstrekt, óf we hebben je gegevens publiek beschikbaar gevonden.

Waarvoor gebruiken we al die gegevens?

 

Ook hier weer, afhankelijk van de aard van je relatie met RCA Group NV gaan we die gegevens gebruiken om:

  • Onze overeenkomst of afspraak uit te voeren;

  • Je ondersteuning of support geven;

  • Je direct marketing acties, relevante nieuwsbrieven, promotionele aanbiedingen, … te bezorgen volgens je ingestelde voorkeuren;

  • Statistieken op te maken, klantentevredenheid te meten, …;

  • Onze website te optimaliseren en bijsturen;

  • Onze wettelijke verplichtingen na te komen;

Wie heeft inzage in die gegevens?

Jij natuurlijk. Zolang de gegevens over jou gaan, kan je via eenvoudige vraag een kopie ontvangen van de data die we over jou hebben. We zullen je data ook in geen enkel geval doorgeven aan derden, tenzij dit kadert in de uitvoering van onze diensten.

Simpel voorbeeld: Als we je een direct mail versturen, dan doen we dat via een software toepassing. Logischerwijs geven we dus jouw data (in casu je e-mailadres) door aan die softwaretoepassing. Als we jouw loon berekenen, dan geven we jouw data door aan het sociaal secretariaat, en ook dat is een derde partij.

Eenvoudig gesteld – we geven jouw data nooit door aan derden, tenzij …

  1. met jouw expliciete toestemming;

  2. het nodig is om onze overeenkomst uit te voeren, én we met die derde partij een DPA ofte Data Processing Agreement hebben afgesloten waarin wordt afgesproken wat kan, mag en moet met jouw data;

  3. we daartoe wettelijk verplicht zijn of worden.

Bij gebruik van derden, en in het bijzonder bij het inzetten van zogenaamde Saas (Software-as-a-Service) diensten buiten de EU, hechten we veel belang aan partijen die een Privacy Shield kunnen voorleggen, of waar we met de officiële EU modelcontracten kunnen werken.

Bewaring van jouw gegevens

We bewaren jouw gegevens niet langer dan nodig. Data minimalisatie is één van onze focuspunten, en hoe minder gegevens we moeten beveiligen, hoe eenvoudiger onze opdracht. We houden dus je gegevens slechts bij voor zover dat noodzakelijk of relevant is.

Je rechten

Je hebt als relatie van RCA Group NV uiteraard verschillende rechten die je kan laten gelden. We sommen ze even op voor je:

  • recht op toegang
  • recht op rectificatie
  • recht op schrapping
  • recht op beperking van verwerking
  • recht op overdraagbaarheid
  • recht op verzet teven de verwerking

Je kan je rechten uitoefenen door gebruik te maken van ons ‘rechtenportaal’. Op die manier zijn we er zeker van dat geen enkele vraag verloren gaat door de mazen van het net, en zorgen we ervoor dat je vraag bij de juiste persoon terechtkomt.

Belangrijk om weten is dat niet alle rechten absoluut zijn. Als jij door de uitoefening van jouw rechten als individu schade zou kunnen toebrengen aan andere individuën, dan wordt eerst de balans opgemaakt zodat je niemand schade toebrengt door die uitoefening.

Simpel voorbeeld: Als je ons vraagt om je email adres te verwijderen, dan zullen we jouw adres niet verwijderen, maar wel in een aparte datalijst ‘NIET MEER CONTACTEREN’ bewaren, zodat we ook in de toekomst onder geen enkel beding jou nog contacteren op een manier dat dat niet meer mag. Stel dat we binnen 3 maand merken dat vorige week onze email lijst werd gekopieerd, dan moeten we wettelijk gezien nog altijd in staat zijn om je daarvan op de hoogte te brengen, ook al schreef je je uit.  We houden het dus pragmatisch.

Beveiligingsmaatregelen

RCA Group NV doet er alles aan om jouw gegevens veilig, en volgens de op dat moment gangbare technische en organisatorische technieken, te beschermen tegen verlies, misbruik, toegang of wijziging.

We bewaren daarom al onze data in de cloud, en hebben daarvoor met alle dienstverleners de nodige overeenkomsten opgesteld zodat veiligheid steeds voorop staat. Alle devices van onze medewerkers zijn voorzien van encryptie, en we gebruiken waar mogelijk steeds 2 factor authenticatie. Bovenop heeft iedereen toegang tot een paswoord manager om te voorkomen dat paswoorden worden hergebruikt, en om ervoor te zorgen dat paswoorden sterk genoeg zijn.

We weten echter allemaal dat het quasi onmogelijk is om data die doorgegeven wordt via het wereldwijde web voor de volle 100% te beveiligen. RCA Group NV kan dus ook nooit garanties bieden voor een absolute bescherming van data, net zo min als eender welk ander bedrijf dat zou kunnen.

Toch nog een klacht?

Dat kan. We werken graag mee aan een oplossing. Via het portaal kan je eenvoudig je vraag stellen (je kan ook gewoon bellen of mailen, maar het gebruik van het portaal garandeert intern bij ons een correcte afhandeling van je vraag).

Je kan ook direct je ei kwijt bij de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer (ook bekend als ‘de). Zij staan je graag te woord via commission@privacycommission.be of op +32 2 274 48 00.

Laatste update: 25 mei 2018