Infrastructuur­communicatie, wij weten er weg mee

Met bijna 10 jaar ervaring op de teller heeft Sebastiaan Miermans als communicatieadviseur al heel wat watertjes doorzwommen. Bij RCA Group is hij dé expert in infrastructuurcommunicatie, ook al is hij te bescheiden om zichzelf zo te noemen. Toch hebben we hem waardevolle insights en handige tips kunnen ontfutselen om in deze niche aan de slag te gaan…

Elk project is anders

Als we Sebastiaan vragen wat er zo speciaal is aan infrastructuurcommunicatie, valt hij meteen met de deur in huis: “Elk project is uniek en vraagt om een eigen benadering. Op maat én toch flexibel waardoor alles nog aanpasbaar is in de loop der tijd, zodat er kort op de bal gespeeld kan worden. 1 ding hebben ze wel gemeen: het gaat om projecten in de openbare ruimte. Die hebben vaak een directe impact op het dagelijkse leven van omwonenden, weggebruikers, bedrijven, besturen, enz. Je moet jezelf dan ook altijd even in de plaats van de betrokken partijen proberen te plaatsen. Hoe zou jij zelf reageren? Wat zou jij verwachten en hoe zou jij willen dat er met je gecommuniceerd wordt?”

Zee van mogelijkheden

Op de afdeling Public staat hij dagelijks in voor strategische communicatiebegeleiding voor heel wat klanten. Zijn ervaring met diverse initiatieven en stakeholders leert dat infrastructuurcommunicatie bijzonder veel facetten heeft. “Je kan een breed spectrum van middelen en kanalen aanspreken: infovergaderingen, interactieve workshops, websites, nieuwsbrieven, bewonersbrieven, bereikbaarheidskaartjes, openwervendagen, infomarkten, brochures, folders, infozuilen, noem maar op. Telkens opnieuw rijzen de vragen: wat wil je vertellen? En aan wie? En hoe doe je dit met de grootst mogelijke impact?”

Het belang van inspraak

Wil je communiceren over infrastructuurwerken, mobiliteit, stedelijke ontwikkeling of ruimtelijke ordening? “Dan start je er best zo vroeg mogelijk mee, liefst al tijdens de studiefase”, zo vertelt Sebastiaan. “Om voldoende draagvlak voor je project te creëren, is het ook cruciaal om in de mate van het mogelijke een participatietraject op te starten. Daarbij zet je eerst samen met de betrokken partners een duidelijk kader uit, betrek je vervolgens alle belanghebbenden en stimuleer je inspraak. Bewoners, dagelijkse weggebruikers, handelaars, … zij kennen hun omgeving nog altijd het best en leveren vaak waardevolle input. De uitdaging bestaat er vooral in om te vermijden dat iedereen zomaar zijn (protest)zegje doet zonder meerwaarde te bieden.”

Regels als leidraad

Voor een goed participatietraject heb je ook spelregels nodig die je op voorhand vastlegt en die structuur bieden. “Geef duidelijk aan wat de bedoeling is van de inspraak, hoe ver die kan reiken en wat er concreet verwacht wordt. Het heeft geen zin om met toeters en bellen aan te kondigen dat je mensen laat meedenken over een project om vervolgens niets te doen met hun inbreng.”

3 vormen van communicatie in 1

Volgens Sebastiaan komen er bij infrastructuurprojecten 3 verschillende soorten communicatie aan bod.

“In de projectcommunicatie wordt geïnformeerd over het project zelf. Waarom wordt dit gerealiseerd? Wat is het verwachte verloop? Wat is het uiteindelijke doel? Deze communicatie start al ver voor de effectieve start van de werken en zal nadien geleidelijk aan afnemendoorheen het hele traject aangehouden worden.”

“Daarnaast moet je tijdens de werken rekening houden met hindercommunicatie. Het komt erop aan om alle stakeholders goed op de hoogte te brengen van de verwachte hinder en vooral van de manier waarop ze hiermee om kunnen gaan. Hoe kunnen handelaars bereikbaar blijven? Hoe geraken leerlingen op school? Hoe lang gaat de hinder duren? Dat is echt een kwestie van maatwerk waarbij we scholen bijvoorbeeld duidelijke plannen en brieven bezorgen om mee te geven aan ouders. Handelaars ontvangen bereikbaarheidsfiches om hun klanten te informeren, enz. Tijdens deze fase is een korte, directe communicatielijn met studiebureaus, aannemers en andere betrokken partners noodzakelijk.”

“Tot slot is er nog crisiscommunicatie voor het geval dat Murphy toeslaat. In de planningsfase van een project maken we een inventaris op van alles wat mis zou kunnen gaan. Daarbij stellen we op voorhand al een crisisteam samen en bepalen we welke communicatiekanalen we inschakelen. Zo kunnen we bij onverwachte hinder direct ingrijpen. Je weet maar nooit…”

Een voorbeeld van zo’n infrastructuurproject? Dat vind je hier!

Geen idee hoe je er zelf aan moet beginnen? Contacteer Sebastiaan!