10 tips voor een energiek jaarverslag

Binnenkort is het weer zover: tijd om (verplicht) een jaarverslag de wereld in te sturen. Om de 365 dagen krijg je die unieke kans. Om je organisatie bewust in de verf te zetten, net zoals je realisaties, drijfveren, doelgroepen, medewerkers, enz. Samengebald in 1 enkel document kan je een sterk verhaal vertellen aan je stakeholders. Dat écht gelezen en misschien zelfs bewaard wordt. Als je het goed aanpakt tenminste…

Het goede nieuws? Iedereen verwacht er eentje. En het slechte nieuws? Niemand zit erop te wachten. De ervaring leert dat een jaarverslag vaak een lijvig, oersaai en gortdroog boekwerk is. Tijd om daar verandering in te brengen. En je kostbare tijd, energie en budget optimaal te spenderen. Doorheen het jaar kan je daar zeker ook al werk van maken... Om een editie te creëren die niet zomaar bij het oud papier belandt of in de digitale prullenbak gesleept wordt. Want of je nu kiest voor online of print, je kan van je jaarverslag een overtuigende kroniek maken die er écht uitspringt. Met deze tips maak je van de plicht een deugd.

1. Structuur, daar houdt iedereen van

Voor je aan het schrijven slaat, denk je best eerst na over de opbouw. Welke indeling spreekt je doelpubliek het meeste aan? Je rode draad kan chronologisch zijn met een opvallende tijdslijn. Of je kan thematisch werken met gestileerde icoontjes waarbij je telkens relevante topics in de spotlights zet: de kernwaarden van je organisatie, je doelgroepen, stakeholders, afdelingen, …

2. Pas de kunst van het weglaten toe

Wat hoort er allemaal in je jaarverslag? En wat niet? Zelf vind je alles waarschijnlijk boeiend en begrijpelijk, maar je doelpubliek denkt er vaak anders over. Bekijk je content dus kritisch, schep orde, bepaal je prioriteiten en gooi al de rest overboord. Te veel info delen is nooit goed: zeg meer met minder woorden.

3. Vermijd intern jargon en complexe taal

Toegegeven, een jaarverslag is een serieuze aangelegenheid. Maar daarom hoeven je zinsconstructies en taalgebruik nog niet slaapverwekkend of nodeloos ingewikkeld te zijn. Gebruik geen afkortingen of begrippen die enkel interne medewerkers begrijpen, maar kies voor duidelijke en beknopte taal. Laat je werk ook eens proofreaden door bv. je buurman, zo komen ongerijmdheden meteen aan het licht. Resultaat? Een vlot leesbaar, toegankelijk en helder samengevat document.

4. Beeldige storytelling

Ellenlange pagina’s propvol tekst? Die zijn compleet uit den boze. Houd je vormgeving luchtig met sprekende foto’s, paginagrote beelden en opmerkelijke quotes. Die kan je doorheen het jaar misschien al bijeensprokkelen ‘met het oog op’… Ook van titels en subtitels hoef je niet vies te zijn, want ze helpen de lezer scannen wanneer die het jaarverslag diagonaal doorneemt. Met een uitgesproken design, frisse kleuren en originele illustraties maak je het plaatje compleet.

5. Cijfers hoeven niet suf te zijn

Hapklaar en visueel aantrekkelijk, zo vallen ‘facts en figures’ het meest op. Af en toe kan je niet buiten een complexe grafiek, maar de rest van je cijfermateriaal tover je best om in krachtige content. Infographics, illustraties en animaties zetten de toon: in 1 oogopslag ziet de lezer waar het om draait.

6. Denk aan de stijl van het huis!

Verlies tijdens de opmaak van het jaarverslag zeker je identiteit en kenmerkend imago niet uit het oog. Is de opmaak wel in harmonie met je woord- en beeldmerk? Komen de typografie, kleuren en vormen overeen met het design dat je vastlegde in je huisstijlhandboek? En zit de tone of voice wel helemaal goed? Dit zijn niet zomaar details als je coherent en herkenbaar naar buiten wil treden.

7. Menselijke verhalen zijn goud waard

Referenties, testimonials of getuigenissen… Noem het hoe je wil, feit is dat ze wérken en de sleur van feitelijke info doorbreken. Laat je iemand aan het woord, dan wordt de lezer als het ware naar die boodschap toe gezogen, vanuit een ingebakken reflex van menselijke curiositeit. Dit soort verhalen maken je realisaties tastbaar, ze spreken meteen aan en ze hebben een grote overtuigingskracht. Dus waarom zou je ze niet integreren in je jaarverslag?

8. Online of print? That’s the question

Vroeger was een jaarverslag per definitie een printpublicatie. Maar waarom gooi je het niet eens over de digitale boeg? Zo bereik je een breder publiek, het is extra toegankelijk én het is beter voor het milieu. Met een onepager die je scroll-gewijs doorloopt, kom je al een heel eind ver. Bovendien kan je links met meer achtergrondinfo integreren zodat enkel de kern overblijft: helder, gebruiksvriendelijk en aanklikbaar. Of kies voor een slimme combi: de essentie zet je op een originele manier op papier en de full story vertel je online of vice versa. Het komt er vooral op aan om te beslissen in functie van je doelgroep.

9. Van intern naar extern

Net de finishing touch gelegd aan je jaarverslag? Prima! Vergeet wel niet om het eerst te delen met iedereen in je eigen organisatie voordat je de buitenwereld informeert. Op de jaarvergadering kan je ermee uitpakken bij de directie en het bestuur. Maar eigenlijk hoort iedereen die aan de slag is in je organisatie op de hoogte te zijn van wat er precies reilt en zeilt. Besteed er dus bewust aandacht aan. Nadien kan je een teasende direct mailing uitsturen naar al je externe stakeholders om ze nieuwsgierig te maken naar het jaarverslag. Publiciteit verzekerd!

10. Blijf verrassen, elk jaar opnieuw

Bij elke jaarwisseling blaas je het jaarverslag best nieuw leven in. Steek het eens in een ander kleedje of kom origineel uit de hoek met de opbouw. Andere opties? Een ‘jaarmagazine’ met toffe artikels en boeiende interviews? Of een filmpje waarin je de realisaties van het afgelopen jaar in de kijker zet? Alles kan, als je het doelpubliek maar blijft boeien. Kies dus resoluut voor minder afhakers, meer lezers én een sterker imago.

Aan de slag!

Zelf hebben we door de jaren heen flink wat expertise opgebouwd, met mooie en creatieve realisaties tot gevolg. Kan je zelf nog wat advies gebruiken? Neem contact met ons op en we maken er samen iets moois van!