SBB Accountants & Adviseurs is een van de grootste onafhankelijke accountancybureaus van Vlaanderen. Verspreid over 27 kantoren helpen meer dan 580 medewerkers ruim 22.000 klanten om samen slimmer te ondernemen. Als je dan als organisatie beslist om met een groot deel van je interne processen over te schakelen op nieuwe software, heeft dat heel wat voeten in de aarde. We stonden SBB bij in hun reis met bestemming AFAS.

De technische kant van dergelijke software-implementatie is voor een grote organisatie als SBB een heel huzarenstukje. Dat konden we gelukkig aan andere specialisten overlaten. Maar ook de impact op de manier van werken van elke medewerker valt niet te onderschatten. Hoe communiceer je zo'n ingrijpende switch? Wat vertel je wanneer? Hoe informeer en introduceer je het best? Hoe voorkom je tegenwind?

We ontwikkelden voor SBB een communicatiecampagne rond de creatieve insteek "Onderweg naar bestemming AFAS". Visueel verwezen we naar een treinreis waarbij de medewerkers verschillende haltes aandoen. Het einddoel: samen aankomen op de nieuwe bestemming, namelijk een betere software-oplossing voor iedereen.

Welkom aan boord

We floten dit transitietraject af met de onthulling van de geplande reis. In elk kantoor werden posters opgehangen die de verschillende haltes toonden, terwijl iedere medewerker op zijn bureau een treinticket vond dat hem uitnodigde op de campagnewebsite. Die installeerden we als platform om tijdens alle fases van de campagne uitgebreider te communiceren.

In deze eerste fase deed de site de plannen uit de doeken, met een hoe, een waarom, en een duidelijk overzicht van de next steps.

Halte 1

Dat de medewerkers met veel vragen zouden zitten, konden we voorspellen. Aan de eerste halte boden we hen antwoorden. Met een vragenbox op de site gingen we in op de meest voorkomende vragen.

We gaven SBB ook het advies om hun medewerkers te incentiveren. Zo kregen de medewerkers een zoete snack op hun bureau, met een serviette die hen uitnodigde om de vragenbox te bezoeken. Zaten ze daarna nog steeds op hun honger, dan konden ze via een formulier op de site zelf een vraag indienen.

Halte 2

Een reis als deze maak je niet zonder eerst verkenners uit te sturen. Daarom duidde SBB in elke regio medewerkers als key-users aan. SBB voorzag in aanloop naar de overstap een uitgebreide duiding voor deze selectie medewerkers, ze fungeerden als testgebruikers.

Op de site boden we alle medewerkers een overzicht aan van deze key-users. Zo werden ze aanspreekpunten om praktische vragen over de tool te beantwoorden. Hiermee konden we vertrouwen winnen op elk niveau van de organisatie, en de key-users zelfs inzetten als ambassadeurs van het nieuwe softwarepakket.

Halte 3

Met de finish in zicht werd het tijd om alle medewerkers klaar te stomen om de sprong naar AFAS te maken. Dankzij verschillende handleidingen en webinars die SBB voorzag op de site kon elke medewerker zich voorbereiden, terwijl er ook op kantoorniveau diverse zaken klaargestoomd werden.

De verschillende kantoren werden gemotiveerd om de voortgang per regio op te volgen. Uiteraard met als doel om allemaal samen tegelijk de overstap naar AFAS te maken.

Halte 4, welkom op uw eindbestemming

1 januari 2023 was D-day voor SBB. De implementatie van AFAS was volledig rond en projecten, facturatie en nacalculatie verliepen nu via de nieuwe tool. Met een leuk nieuwjaarscadeau verwelkomden we alle medewerkers op de eindbestemming.

Geslaagde missie

Het doel van deze interne campagne was om te informeren, educeren en enthousiasmeren. Een missie waarin we slaagden met de combinatie van gefragmenteerde communicatie, de doordachte site, de mogelijkheid tot dialoog en de gesmaakte acties op de werkvloer. Iedereen verscheen goed geïnformeerd en voorbereid op de eindbestemming en was benieuwd om met de nieuwe tool aan de slag te gaan. Met andere woorden: bestemming bereikt!

Samen verder gaan 
begint hier.