Interne communicatie, als onderneming kan je niet meer zonder. Toch doe je best niet zomaar wat. Met onze richtlijnen zal je makkelijker je doelen bereiken.
Waarom wil je communiceren?
Stel je vooraf de vraag wat je wil bereiken met je interne communicatie. Welk doel heb je voor ogen? Het antwoord zal bepalen hoe je je boodschap gaat brengen.
Informatie verspreiden is een eerste mogelijke antwoord. Je wil bijvoorbeeld een praktische mededeling doen of bezorgdheden rond een wijziging in de organisatie wegnemen.
Of misschien wil je de betrokkenheid bij je medewerkers vergroten? Dan kan je communiceren over het groeiverhaal, de strategie, ambitie of waarden van je onderneming. Zo schep je een kader waarbinnen je medewerkers verantwoordelijkheid kunnen opnemen. Ze weten waar de organisatie naartoe wil, via welke weg, en hoe zij daaraan kunnen bijdragen.
Dit soort content zorgt ervoor dat medewerkers met een grote betrokkenheid gemakkelijker ambassadeurs van je onderneming worden. Zij zullen dit ook extern uitdragen naar klanten, vrienden en familie. Deze betrokkenheid creëer je best al in de onboarding- en rekruteringsfase.
Sta je voor een veranderingstraject? Dan is doordachte interne communicatie cruciaal. Voor veel medewerkers ligt verandering moeilijk. Kader dus waarom, en preciseer welke impact je medewerkers zullen ondervinden.
Uiteraard moet interne communicatie niet altijd puur zakelijk zijn. Deel verhalen waar mensen trots op zijn, die teams en medewerkers met elkaar verbinden. Denk aan successen van bepaalde afdelingen, geslaagde projecten, verjaardagen of leuke weetjes.
Hoe ga je communiceren?
Over welke communicatiekanalen beschik je? Breng dit eerst volledig in kaart. Daarnaast kan je je medewerkers indelen in persona's. Sounds fancy? Misschien wel, maar vaak komt het gewoon neer op afdelingen of functiegroepen.
Communicatiekanalen en persona's in kaart gebracht? Dan ga je per persona de boodschap en het kanaal bepalen. Je mag gerust dezelfde boodschap via meerdere kanalen bij dezelfde persona brengen. Herhaling werkt altijd.
Welke boodschap breng je aan welke persona? Twijfel je, stel jezelf dan deze vragen:
- Voor wie is de informatie bedoeld?
- Is het essentieel dat deze persona dit weet?
- Hoe dringend is de boodschap?
- Gaat het om gevoelige informatie?
- Moet je dit pushen? Dit kan je overwegen als een boodschap bijdraagt aan je doelstellingen.
Sta ook stil bij je verwachtingen. Is de boodschap puur informatief éénrichtingsverkeer? Of wil je medewerkers aanzetten tot actie? Afhankelijk van je verwachtingen moet je de boodschap op een andere manier brengen.
Hoe zullen je medewerkers reageren?
Stem de manier waarop je een boodschap brengt altijd af op de boodschap zelf.
Een eenvoudig informatief bericht met weinig impact op de organisatie kan je gerust via mail, intranet of beeldschermen verspreiden.
Verwacht je vragen en bezorgdheden, durf dan het gesprek aan te gaan en licht je boodschap mondeling toe. Dat kan in groep, maar ook individueel. Door het gesprek aan te gaan, kan je op maat van je persona gaan kaderen.
Goede voorbereiding is erg belangrijk. Bedenk op voorhand wat drempels of triggers kunnen zijn. Dat kan voor iedere persona anders zijn. Wees ook altijd open en eerlijk in je communicatie.
Voor je erin vliegt ...
Communiceer niet enkel wanneer jij denkt dat het moet, maar probeer ook aan te voelen waar je medewerkers mee worstelen en anticipeer hierop.
Interne communicatie mag nooit uitsluitend éénzijdig zijn. Laat ruimte voor dialoog.
Laat ons er geen doekjes om winden: interne communicatie vraagt tijd en energie. Maar een sterke interne communicatiestrategie kan je onderneming enorm ten goede komen. Go for it!
